Documents ofimàtics - Teoria

[Responsable: Silvia Fernández - Sfer]

===

Si, a més de l'Espriu i el navegador d'internet, haguéssiu de triar els dos programes que més feu servir en la vostra feina diària, estic segura que la majoria triaríeu el word i l'excel [no farem una porra, no fos cas que...].

Però... aprofitem sempre totes les funcionalitats d'aquests programes? Potser del word sí, però estic segura que en el cas dels fulls de càlcul, amb una versió més senzilleta ja podríem tirar milles... m'equivoco?

Bé, doncs existeixen alternatives al Word i l'Excel de Microsoft, i fins i tot al processador de textos i el full de càlcul de l'Open Office (ja sabeu: versió lliure i gratuïta). Existeix l'opció de treballar amb aquest tipus de documents des del nostre navegador.

Dues de les opciones més utilitzades per treballar amb documents ofimàtics en línia són Zoho i Google Docs. A més, tots dos permeten fer algunes coses que tot seguit us explica en Lee LeFever, de Common Craft, a qui ja coneixeu:



Així doncs, què guanyem fent servir alguna d'aquestes aplicacions?

1) Ens oblidem dels arxius adjunts, que porten problemes de duplicació dels documents (i, a més, d'espai).
2) Podem treballar vàries persones en el mateix document, fins i tot al mateix temps.
3) Podem veure els canvis que s'han realitzat en un document i qui els ha realitzat.
4) Podem pujar els documents que ja tinguem fets amb el nostre word de tota la vida.
5) Podem establir diferents nivells de privacitat per un document, tant per a la seva visualització com per la seva edició: que només el puguem veure nosaltres, que només el puguin veure un grup determinat de persones, que el pugui veure tothom, que el pugui veure tothom però només el puguin editar uns quants, etc, etc...
6) Podem accedir als documents des de qualsevol ordinador, i no només des dels ordinadors de la biblioteca.

Però no ens enganyem, també tenen algunes limitacions...

1) Limitacions d'espai: normalment no ens deixaran emmagatzemar fitxers més gran d'un determinat tamany, o un total que excedeixi X MB, però els límits són raonables, i suficients com per no haver-nos de preocupar en força temps.
2) Idioma: són aplicacions que acostumen a estar en anglès.
3) Privacitat: ens refiem de Google/Zoho? Fins a quin punt se'ns assegura la privacitat dels documents que emmagatzemem en aquestes eines?
4) Seguretat/continuïtat: què passarà si un dia Google decideix deixar d'oferir aquest servei? Hi ha el risc de què els meus documents es perdin? [Al respecte, però, recordeu el que deia Enrique Dans al podcast que us vaig recomanar ahir.]

Demà, entre tots, editarem un document de Google Docs.